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絶対に必見!初心者の為の英語学習/電話対応の英会話フレーズ/絶対に役立つ様々な場面での英語の電話対応★Blog

投稿日:2019年11月15日 更新日:


英会話に慣れてない時期は「日常英会話(カジュアル)」や「ビジネス(フォーマル)」での英語での電話のやり取りは、どのようにするのかわからない方も多いと思います。

いきなり電話で英語対応となると、かなり緊張してしまいますよね。僕自身も海外生活1年目、2年は緊張感がありました★

特に海外の会社や海外に住んでいると毎日のようにそのシチューエーションに遭遇してしまいますしね。

ビジネスでの電話での対応はネイティブでも慣れないと戸惑うものですので、深く悩む必要はありませんし、慣れるしかありません。

最初のうちは、ここで紹介する例文をそのまま真似することから始めてみましょう!よって、ここでは、日常やビジネスの場面でのパターン化した英語での電話の対応英会話フレーズを紹介します。基本を習得することが英語での電話対応をマスターする近道になるはずです。

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英語で電話対応/Making phone call/電話をかける時の英会話フレーズ(カジュアル・ビジネス編)

「電話をかける」という英語には、主に次の表現が使われます。

  • 「call」(コール)/例:I will call you.(私はあなたに電話します)
  • 「give someone a call」/例:I will give you a call. 
  • 「make a phone call to someone.」/例:I make a phone call to her yesterday.(私は彼女に電話をしました) ※「I made a call to her.」でも同じ★

※「I telophoned him.(私は彼に電話しました)」という表現もありますが、日常英会話であまり使わないので、ただ知っているだけで大丈夫です★自分で電話をかける際に、決まり文句や基本のフレーズがあります。

英語での電話のかけ方をしっかりマスターして実践してみてください。

電話に出る時(when you pick up the phone)

・お電話ありがとうございます
“Thank you for calling.”
“Good morning/afternoon.”
“Hello”

・ABC 会社 の◯◯(自分の名前)です
“ABC company. This is ◯◯ speaking.”

・ご用件は何でしょうか?
“How may I help you?”

・どちらさまですか?
“May I ask who’s calling, please?”

・誰に御用でしょうか?
“Who would you like to speak to?”

「お電話ありがとうございます」は “Good morning/afternoon.” や “Hello” で代用されることがよくあります。

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ビジネスの場合は、先ず「自分が誰なのか」を言ってから、「~さんとお話をしたいのですが」、「~さんに代わって頂けますか?」、「~さんいらっしゃいますか?」などのフレーズを言うのが一般的です★

自分が誰なのかを言う場合は、下記のようなフレーズを使うことがあります。

  • Hello. I am(名前・苗字)from(会社名).(もしもし、私は~会社の~と申します)
  • Hello. This is(名前・苗字)calling from(会社名).(もしもし、私は~会社から電話を差し上げています、~というものです)

そして、その次に担当者につないでほしい旨を伝えます。

先ほどカジュアルの場合の表現の丁寧な言い方をそのまま使えます。

  • May I talk to ~?(~さんとお話ししても宜しいでしょうか?) もしくは「May I speak with ~?」でも同じです。
  • I would like to talk to ~.(~さんとお話ししたいのですが・・・) ※「I would like speak with ~.」でも同じ。

※相手の名前には「Mr.(男の場合)」か「Ms.(女性の場合)」を付けて言います。

また、部署名など分かっていれば、部署名を付け加えるとよろしいです。

「May I speak with Mr.Tsutsumi in the Sales Department?(営業部の堤さんとお話ししたいのですが・・・)」となります。

名刺やメールに記載されている部署名も電話をかける前に確認しておけば大丈夫です。

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聞き取れない時, 聞こえない場合/when you can’t hear the phone

・もう一度お願いします
“Could you say that again?”

・もう少しゆっくり話してもらえますか?
“Could you please speak a little slower?”
“Could you please speak more slowly?”

・もう少し大きな声で話してもらえますか?
“Could you please speak a little louder?”
“Could you please speak up?”

“please” は文末に置いても、”Could you” の後ろに入れてもOKです。

また、これらの文末に “for me?” を付け加えることもあります。無くてもいいですが、あると「あなたの落ち度ではなく、私がちょっと分からないので」といったニュアンスを出ます★

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とりあえず英語を話せる人につなぐ

自分では対応できないのでとりあえず誰かに代わる場合も、英語が聞こえた瞬間にいきなり保留にするのは先方に失礼ですよね。これから紹介するフレーズを伝えてから、誰か助けてくれる同僚に電話を頼みましょう。それだけで相手に与える印象はかなり違ってきます。

・英語が得意ではありません
“My English isn’t very good/strong.”

・英語ができる人に代わります
“I’ll get someone who speaks English.”

・少々お待ちください
“Please hold.” “One moment please.”
“Could you hold for a moment/second?”
“Could you please hold?”

Hold the line , please. I’ll get an English speaker. /そのままでいてもらえます?英語ができる人に代わりますね。

大切なことは「◯◯するのでお待ちください」と伝えてから保留にすることです。英語の電話だと分かった瞬間に “Please hold.” とだけ言って保留にするのも、なぜ待たされるのか分からないままという状態になってしまうので先方に対して失礼な印象があります。必ず「英語を話せる人に代わるので」と伝えるようにしたほうがいいですね★

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担当者が電話に出られる場合

・おつなぎします
“I’ll put you through.”
“I’ll transfer you.”

・◯◯(名前)におつなぎします
“I’ll put you through to Mr/Ms ◯◯.”

・担当者におつなぎします
“I’ll put you through to the person in charge.”

・△△部門におつなぎします
“I’ll put you through to the △△ department.”

・少々お待ちください
“Please hold.” “One moment please.”
“Could you hold for a moment/second?”
“Could you please hold?”

先方が「◯◯さんと話したい」と言うのが聞き取れた場合、その人に電話をつなぎますが、ここでも “Please hold” だけではなく「おつなぎしますので」とひと言添えたほうがbetterです。

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「電話をつなぐ」の定番表現は “put you through” ですが “transfer you” や “connect you” も使われることがあります。「◯◯に(つなぐ)」と言う場合には “to ◯◯” を後ろに付け加えます。

電話のかけ方/相手が不在の時の英会話フレーズ

「相手に伝言を残したい」場合の英語

担当者が電話に出られない場合

・◯◯はただいま電話に出られません
“He/She is not available right now.”

・◯◯はただいま席を外しております
“He/She is not at his/her desk at the moment.”

・◯◯はただいまミーティング中です
“He/She is in a meeting right now.”

・◯◯はただいま他の電話に出ています
“He/She is on another line right now.”

・◯◯はただいま外出しております
“He/She is out of the office at the moment.”

・◯◯はあと1時間で戻ります
“He/She will be back in an hour.”

・◯◯は本日は不在です
“He/She is not in today.”

・◯◯はすでに帰宅しました
“He/She has left for the day.”

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担当者が電話に出られない場合、日本語では「あいにく〜です」と言いますが、英語でも各文章の文頭に “I’m afraid” を付け加えれば同じニュアンスになります。また、相手にどうしたいのかをたずねる表現は以下の通りです。

「伝言をお願いできますか?」という英会話フレーズになります★

  • Can I leave a message?(伝言/メッセージを残すことはできますか?) ※または、「Can you take a message?」、「May I leave a message?」などでも同じ。
  • Please tell him that I called.(私から電話があったことを彼に伝えて下さい)
  • Please tell her to call me back. /彼女に私に折り返すように伝えてください。
  • Could you ask her to call me back later?/彼女にあとで私に電話を折り返すように伝えてもらえますか?
  • I see.. I’ll call back later, thank you/わかりました。あとでかけ直します。
  • I’ll call back at 6:00./6時にかけ直します。

・このままお待ちになりますか?
“Would you like to hold?”

・後でかけ直していただけますか?
“Could you call back later?”

・折り返しお電話させましょうか?
“Should I have him/her call you back?”

用件によっては先方が「あとでこちらからかけ直します」と言う場合もありますが、そんな時にも、

・お電話をいただいたことをお伝えしておきますね。
“I’ll tell him/her you called.”

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伝言を受ける時

伝言を受けるのはハードルが高いと感じる方も多いかもしれませんが、実際に数をこなして慣れるのが上達への唯一の方法です★僕自身も経験上,毎日クライアントからの英会話の電話対応で慣れるしかなかったです!

もし、相手の言っていることを聞いてみて分からなければ、上で紹介した「もう一度言ってもらえますか?」や「もう少しゆっくり話してもらえますか?」という表現を織り交ぜながら、コミュニケーションしましょう。

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・伝言をたまわりましょうか?
“Would you like to leave a message?”

・もう一度お名前をいただけますか?
“May I have your name again?”

・スペルを教えてもらえますか?
“How do you spell your name?”
“Could you spell your name please?”

・電話番号をいただけますか?
“May I have your phone/contact number?”

・会社名をいただけますか?
“May I ask what company you are calling from?”
“Where are you calling from?”
“May I ask what company you are with?”

・メールアドレスをいただけますか?
“May I have your email address?”

・確認のため復唱します
“Let me repeat your information to make sure I got it right.”

そして、最後にはこんなフレーズで締めくくればバッチリです!

・伝言を必ずお伝えします
“I’ll make sure he/she gets the message.”

その他の英会話フレーズ★

英語の電話を取ってドキドキしたけど、なかには「間違い電話だった」ということもよくありがちです。そんな場合にも無言でガチャンと切るのではなく、このような英会話フレーズを活用しましょう★

・番号をお間違えではないですか
“I’m afraid you have the wrong number.”

・◯◯という名前のものは社内におりません
“There is no ◯◯ here.”
“I’m afraid ◯◯ doesn’t work here.”

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英語で電話対応/電話を受ける際の対応★英会話フレーズ/ビジネス編

「電話を受ける」という英語には、主に次の表現が使われます。

  • 「receive a call」/例:I received a call.(私は電話を受けました) ※「receive(リシーヴ)」は「受ける」の英語です。「call」が「phone call」でも同様です。例えば、「友達の電話を受けました」は「I received a call from my friend.」や「I received his call.」でも同じです。
  • 「get a call」/I got a call. ※よりカジュアルな英語です。
  • 「answer a call」 ※「receive a call」と同じようなニュアンス★
  • 「pick up a call」 ※カジュアルな表現の、「電話に出て!」という命令形の時です。

カジュアルの場面で電話を受ける時は、かける時と同様で、「もしもし(Hello.)」のみで大丈夫です。

しかし、ビジネスの場合はちがいます。電話を受けた際のフォーマルな英語フレーズが大事です。

自分から英語で電話をかけることはなくても、電話を英語で受けることはビジネス社会では一般化してますね。

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英語の受け方/あなたが担当者で電話を受けた時の英会話フレーズ

実際にあなたが担当者で電話に出た・つないでもらった時の最初の決まり文句ががあります。

日常会話でも、ビジネスでも受けた電話が自分あてだった場合は、最初に「自分です」という英語の表現で対応する事です★

  • 英語:This is yuuki speaking.
  • 日本語:私は結城と申します。

※自分のLast name、またはFirst nameを伝えます。

これが基本となり、「How are you doing?」などの挨拶や、久しぶりに電話で話す時なんかは「It’s been a long time.」などの英会話フレーズがいけます。

または、「This is he.(あなたが男性の場合)」、「This is she.(女性の場合)」などが、更にカジュアルな表現になります。

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英語で電話対応/電話を切る時の英会話フレーズ(Casual・Business)

「電話を切る」の英語は、主に次が表現が使えます☆

  1. 「hang up the phone」/例:I hang up the phone.(電話を切ります) ※「hang up the phone call」も同じ★
  2. 「get off the line.」/「line(ライン)」は「telephone line」の意味で、「the phone」に代えても同じ意味です。
  3. 「end the call」/「finish」より、電話では「end」が一般的に使われます。

電話の切り方/カジュアルでの電話を切る時の英会話フレーズ

自分が電話をかけた際、受けた際でも同じような英語フレーズが使えたりします★

下記は友達との英会話の後をimage してください★

  • See you.(またね) ※「See you tomorrow.」など明日会う場合、「See you later.」などもOK☆
  • Take care.(またね・お大事に) 
  • Thank you.(ありがとう) 

などの他に、「お疲れ様!」や「頑張ってね!」というパターンもあります★

因みに、「Good bye.」はあなたにいつ会うか分からない「さようなら」というニュアンスが含まれるので、「See you.」などの表現がいいです。

スラングで「Catch you later.」というのがありますが、「See you later.」と同じ意味です★

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電話の切り方/ビジネス(Formal)での電話を切る時の英会話フレーズ★

カジュアルとは違い多少フォーマルな言い方とお勧めです。

  • Thank you for calling.(お電話ありがとうございました) 
  • Let’s keep in touch.(またお話ししましょう) ※また連絡を取り合いましょうという意味★
  • Have a nice day.(良い一日を!) ※時間やタイミングにより、「Have a good eveing.」や「Have a nice weekend.」など。
  • Nice talking to you.(お話しできて嬉しかったです) ※電話をかけた際の挨拶と同じ文が使えます。または、丁寧に「It was nice speaking with you.」も同じです。

いかがでしたか?

それぞれの英会話フレーズには他の英語表現方法も色々ありますが、今回はフォーマルで無難な言い回しをBlogにしました。

いくつかパターンがあるものは、自分が一番言いやすいものを一つ覚えておくといいですしそれをひたすら会話中に使い込む事です★慣れるまで実践あるのみです!

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Yuuki

I was born in 1979 Kyoto Japan.

I’ve currently live in Canada since 2010.

Life is a Journey to be experienced.

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